Quản lý hóa đơn - Hướng dẫn đại lý

Trang Quản lý hóa đơn lưu các hóa đơn hệ thống tự lập mỗi khi có tiền thanh toán: hóa đơn bạn bán cho khách và hóa đơn Công ty bán cho bạn. Từ đây bạn theo dõi hóa đơn nào cần xuất hóa đơn điện tử (MISA), xuất bổ sung khi cần và mở file hóa đơn đã phát hành.

Đường dẫn: Menu trái → Hóa đơn → Quản lý hóa đơn, hoặc mục Hóa đơn trong menu tài khoản (góc trên bên phải).

1. Hai loại hóa đơn

Tab	Gồm những hóa đơn nào
Khách hàng ➔ Đại lý	Bạn là bên bán, khách là bên mua. Lập khi khách thanh toán đơn hàng (nguồn Đơn hàng) hoặc khi khách tích hợp API nạp Ví API (nguồn Nạp tiền). Hóa đơn có VAT cần xuất hóa đơn điện tử qua MISA của bạn.
Đại lý ➔ Công ty	Công ty là bên bán, bạn là bên mua. Gồm hóa đơn giá nhập (giá sỉ) cho từng đơn hàng và hóa đơn cho mỗi lần bạn nạp Ví đại lý. Bạn chỉ xem để đối chiếu, không cần xuất gì.

Mẹo nhận biết: mã hóa đơn bắt đầu bằng CTA là hóa đơn bạn bán cho khách; ATC là hóa đơn giá sỉ Công ty bán cho bạn theo đơn hàng; ADB là hóa đơn nạp Ví đại lý.

2. Xem danh sách hóa đơn

Hình 1 - Tab Khách hàng ➔ Đại lý. Nút "Hóa đơn điện tử MISA" (khung đỏ) mở trang theo dõi hóa đơn điện tử.

Ý nghĩa các cột trong bảng

Cột	Ý nghĩa
Hóa đơn	Mã hóa đơn, ngày lập và nguồn (Đơn hàng / Nạp tiền). Bấm vào mã để xem chi tiết.
Bên mua	Tab Khách hàng ➔ Đại lý: tên, email, số điện thoại của khách (bấm tên để mở trang khách). Tab Đại lý ➔ Công ty: chính là bạn.
Nguồn đơn	Mã đơn hàng hoặc mã đơn nạp. Mã đơn hàng và mã nạp Ví API (SAPI…) bấm được để mở trang tương ứng.
Giá	Tổng tiền. Dòng nhỏ bên dưới tách tiền hàng và VAT, ví dụ (100.000 + 10.000 VAT).
Hóa đơn điện tử	Tình trạng xuất hóa đơn điện tử (xem bảng dưới). Khi hóa đơn đã phát hành trên MISA, có thêm nút để mở file PDF.

Tình trạng hóa đơn điện tử

Chờ xuất - hóa đơn có VAT nhưng chưa đẩy được sang MISA (ví dụ bạn chưa cấu hình MISA, hoặc lần tự đẩy bị lỗi). Cần xuất bổ sung (mục 4).
Đã xuất - đã đẩy hóa đơn nháp sang MISA. Việc phát hành (ký số) làm trên MISA.
Lỗi xuất - xuất sang MISA bị lỗi.
Không cần - không phải xuất hóa đơn điện tử: hóa đơn không có VAT, hóa đơn ở tab Đại lý ➔ Công ty, hoặc đơn bạn đã tắt Xuất hóa đơn điện tử khi xác nhận thanh toán tay.

Nếu bạn đã cấu hình MISA ở Hệ thống → Cấu hình Website (tab Hóa đơn điện tử (MISA)), hóa đơn có VAT được tự đẩy sang MISA ngay khi khách thanh toán xong - bạn không phải bấm gì.

3. Lọc và tìm kiếm hóa đơn

Nguồn: Đơn hàng hoặc Nạp tiền.
Trạng thái HĐĐT: Chờ xuất, Đã xuất, Lỗi xuất hoặc Không cần xuất. Chọn Chờ xuất để tìm nhanh các hóa đơn còn phải xử lý.
Ô tìm kiếm: gõ mã hóa đơn, mã đơn hàng, mã đơn nạp, tên hoặc email khách, tên đơn vị hoặc mã số thuế trên hóa đơn, rồi bấm Enter.
Số dòng mỗi trang (góc trái): 30, 50, 100, 200 hoặc 500 dòng.

Hình 2 - Tab Đại lý ➔ Công ty: hóa đơn giá sỉ theo đơn hàng (ATC) và hóa đơn nạp Ví đại lý (ADB).

4. Xuất hóa đơn điện tử cho hóa đơn "Chờ xuất"

1
Chọn bộ lọc Trạng thái HĐĐT → Chờ xuất.
2
Bấm vào mã hóa đơn để mở cửa sổ chi tiết. Kiểm tra thông tin bên mua và số tiền.
3
Trong khung Hóa đơn điện tử MISA, bấm Xuất hóa đơn Misa.
4
Thành công thì trạng thái chuyển sang Đã xuất: hóa đơn nháp đã nằm trên MISA. Vào MISA meInvoice để kiểm tra và phát hành.

Hình 3 - Hóa đơn "Chờ xuất": nút Xuất hóa đơn Misa nằm trong khung Hóa đơn điện tử MISA.

Gặp thông báo lỗi khi xuất? "Đại lý chưa cấu hình Hóa đơn điện tử": vào Cấu hình Website, tab Hóa đơn điện tử (MISA) để nhập thông tin kết nối. "Mẫu hóa đơn chưa được đồng bộ từ Misa…": làm theo bài Mẫu hóa đơn điện tử rồi xuất lại.

5. Theo dõi hóa đơn đã xuất

Mở chi tiết một hóa đơn Đã xuất, khung Hóa đơn điện tử MISA hiện Ký hiệu, Số hóa đơn, Trạng thái phát hành và Ngày hóa đơn, cùng các nút:

Xem hóa đơn điện tử: chỉ hiện khi MISA đã phát hành. Mở file PDF trong tab mới.
Đồng bộ Misa: lấy trạng thái mới nhất từ MISA, ví dụ sau khi bạn vừa phát hành trên MISA. Nếu hóa đơn đã bị xóa trên MISA, trạng thái tự quay về Chờ xuất.
Xóa hóa đơn nháp Misa: xóa bản nháp trên MISA khi cần sửa lại thông tin. Bấm nút, rồi bấm Xác nhận xóa. Sau khi xóa, trạng thái quay về Chờ xuất và bạn có thể xuất lại.

Hình 4 - Hóa đơn đã đẩy sang MISA nhưng "Chưa phát hành", số hóa đơn "Chưa cấp số".

Hóa đơn đã phát hành trên MISA thì không xóa được từ đây. Muốn điều chỉnh hay hủy hóa đơn đã phát hành, hãy xử lý trực tiếp trên MISA meInvoice.

6. Câu hỏi thường gặp

Vì sao nhiều hóa đơn "Không cần" xuất?

Chỉ hóa đơn bán cho khách có VAT mới cần hóa đơn điện tử. Đơn không VAT, và mọi hóa đơn ở tab Đại lý ➔ Công ty, đều là "Không cần".

Đã "Đã xuất" nhưng khách chưa nhận được hóa đơn?

"Đã xuất" mới là hóa đơn nháp trên MISA. Bạn cần vào MISA meInvoice để phát hành, sau đó bấm Đồng bộ Misa để cập nhật trạng thái về hệ thống.

Hóa đơn ở tab Đại lý ➔ Công ty dùng để làm gì?

Để bạn đối chiếu số tiền đã trả cho Công ty: giá nhập của từng đơn và các lần nạp Ví đại lý. Bạn không cần xuất hóa đơn điện tử cho các hóa đơn này.