Trang Giao dịch Ngân hàng là sổ đối soát các khoản tiền khách chuyển vào tài khoản ngân hàng của bạn - tức các tài khoản bạn khai ở Cấu hình Ngân hàng. Mỗi khi ngân hàng báo có tiền vào, hệ thống ghi một dòng và cố gắng tự khớp với đơn hàng. Trang giúp bạn tìm ra những khoản tiền đã về nhưng hệ thống chưa tự khớp được, để xử lý kịp cho khách.
1. Trang này ghi tiền vào tài khoản nào?
- Chủ yếu là tài khoản của bạn: tiền khách trả đơn hàng bằng mã QR, và tiền khách tích hợp API nạp Ví API. Hệ thống chỉ nhận được các giao dịch này khi tài khoản đã được kết nối duyệt tự động (Pay2s) như hướng dẫn ở trang Cấu hình Ngân hàng.
- Riêng loại "Nạp ví": đây là các lần bạn nạp tiền vào Ví đại lý. Tiền này chuyển vào tài khoản của Công ty, nên cột TK nhận là số tài khoản của Công ty, không phải của bạn.
Phân biệt: tiền khách trả (Thanh toán đơn, Chưa khớp) nằm trong tài khoản ngân hàng của bạn. Tiền bạn nạp Ví đại lý (Nạp ví) nằm ở Công ty và chỉ dùng để trả giá nhập (giá sỉ) cho các đơn của khách.
2. Tổng quan màn hình
- Khung cảnh báo màu vàng (chỉ hiện khi có): số giao dịch chưa khớp đơn và tổng số tiền. Bấm Chỉ hiện chưa khớp để lọc nhanh.
- Thanh công cụ: số dòng mỗi trang (30, 50, 100, 200 hoặc 500), bộ lọc loại giao dịch và ô tìm kiếm.
- Bảng giao dịch: mới nhất ở trên cùng.
Ý nghĩa các cột trong bảng
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Thời gian | Lúc hệ thống nhận được thông báo tiền vào. |
| Loại | Giao dịch đã khớp với gì (xem bảng loại bên dưới). |
| Mã GD ngân hàng | Mã giao dịch do ngân hàng cấp - dùng để đối chiếu với sao kê. |
| TK nhận | Số tài khoản nhận tiền. |
| Số tiền | Số tiền thực nhận. |
| Nội dung chuyển khoản | Nguyên văn nội dung người chuyển ghi. Ví dụ: thanh toán đơn hàng thường có mã dạng SPAY…, nạp Ví API dạng SAPI…, nạp Ví đại lý dạng SDEP…. |
| Liên kết | Mã đơn hàng (bấm để mở đơn) hoặc mã đơn nạp mà giao dịch đã khớp vào. Dấu "-" là chưa khớp. |
Các loại giao dịch
- Chưa khớp - tiền đã về tài khoản của bạn nhưng hệ thống không tìm được đơn tương ứng.
- Thanh toán đơn - đã khớp với một đơn hàng, đơn được ghi nhận đã trả tiền.
- Nạp ví - đã khớp với một lệnh nạp Ví đại lý của bạn (tiền vào tài khoản Công ty).
3. Lọc và tìm kiếm giao dịch
- Tất cả loại giao dịch: chọn Chưa khớp, Thanh toán đơn hoặc Nạp ví.
- Ô tìm kiếm: gõ mã giao dịch ngân hàng, một phần nội dung chuyển khoản (ví dụ mã SPAY… khách báo) hoặc số tài khoản, rồi bấm Enter.
4. Xử lý giao dịch chưa khớp đơn
Giao dịch chưa khớp thường do khách ghi sai hoặc thiếu nội dung chuyển khoản, hoặc chuyển thiếu tiền. Cách xử lý:
- 1Bấm Chỉ hiện chưa khớp trên khung vàng.
- 2Tại dòng cần xử lý, bấm → Xem chi tiết để đọc số tiền, thời gian và nội dung chuyển khoản.
- 3Đối chiếu với sao kê ngân hàng và hỏi khách để biết khoản tiền này trả cho đơn nào.
- 4Ghi nhận tiền cho đúng đơn:
- Tiền trả đơn hàng: mở đơn ở Bán hàng → Quản lý đơn hàng, trong trang chi tiết đơn bấm Xác nhận đơn hàng mới (hoặc Xác nhận đơn gia hạn / Xác nhận đơn nâng cấp). Số tiền phải đủ bằng tổng đơn.
- Tiền nạp Ví API (nội dung có SAPI…): vào Tích hợp API → Nạp ví API, mở đơn nạp, bấm Xác nhận nạp tiền - tại đó bạn chọn được đúng giao dịch chưa khớp này.
Khách chuyển thiếu tiền? Không xác nhận một phần. Hãy yêu cầu khách chuyển bù cho đủ rồi mới xác nhận đơn.
5. Xem chi tiết giao dịch đã khớp
Bấm → Xem chi tiết ở bất kỳ dòng nào. Cửa sổ chi tiết có ba phần:
- Giao dịch ngân hàng: số tiền, thời gian ghi nhận, thời gian ngân hàng báo, mã giao dịch, tài khoản nhận, ngân hàng và nội dung chuyển khoản.
- Liên kết nghiệp vụ: đơn hàng (kèm tên khách và tổng đơn) hoặc đơn nạp ví mà giao dịch đã khớp vào.
- Kỹ thuật & chống trùng: các mã dùng khi cần tra soát một giao dịch bị ghi trùng. Bình thường bạn không cần quan tâm phần này.
6. Xóa giao dịch chưa khớp
Dùng để dọn những dòng chưa khớp không cần theo dõi nữa (ví dụ dòng bị ghi trùng, hoặc khoản tiền bạn đã xử lý xong theo cách khác).
- 1Tại dòng Chưa khớp, bấm → Xóa giao dịch.
- 2Kiểm tra số tiền và nội dung trong hộp thoại, bấm Xác nhận.
Không thể hoàn tác. Xóa chỉ bỏ dòng khỏi sổ đối soát, tiền trong tài khoản ngân hàng không bị ảnh hưởng. Giao dịch đã khớp đơn là chứng từ đối chiếu nên không xóa được.
7. Câu hỏi thường gặp
Khách đã chuyển khoản nhưng không thấy giao dịch nào trên trang?
Kiểm tra khách có chuyển đúng tài khoản đang bật ở Cấu hình Ngân hàng không, và tài khoản đó đã được kết nối Pay2s chưa. Chưa kết nối thì hệ thống không nhận được báo có - bạn đối chiếu sao kê rồi xác nhận tay trong chi tiết đơn hàng.
Đã xác nhận tay đơn hàng, sao dòng vẫn "Chưa khớp"?
Xác nhận tay ở trang đơn hàng không tự gắn giao dịch ngân hàng vào đơn. Nếu bạn đã xử lý xong khoản tiền đó, có thể xóa dòng chưa khớp để sổ gọn hơn.
Dòng "Nạp ví" có số tài khoản lạ?
Đó là tài khoản của Công ty - nơi bạn chuyển tiền khi nạp Ví đại lý. Xem thêm ở bài Ví đại lý.