Trang Đơn đổi quà là nơi bạn xử lý các đơn khách dùng điểm thưởng để đổi quà trong Danh mục quà: xác nhận đơn, chuẩn bị hàng, ghi mã vận đơn khi gửi và đánh dấu hoàn thành - hoặc từ chối và hoàn điểm cho khách.
1. Tổng quan màn hình
Khi có đơn đang Chờ xử lý, menu Đơn đổi quà (và nhóm Quà tặng khi đang thu gọn) hiện một số màu cam 2 cho biết số đơn cần xử lý. Bạn không nhận email báo đơn mới, nên hãy để ý con số này.
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Mã đơn | Mã đơn đổi quà (dạng DQ…). Bấm mã hoặc nút Xử lý đơn hàng để mở chi tiết. |
| Khách hàng | Khách đã đổi quà. Bấm tên để mở trang chi tiết khách. |
| Quà đổi | Tên quà, số lượng và tổng điểm đã trừ (ví dụ x2 · 1.800 điểm). |
| Trạng thái | Đơn đang ở bước nào (xem bên dưới). |
| Địa chỉ nhận | Tên người nhận và địa chỉ giao quà khách đã điền. |
| Ngày tạo | Thời điểm khách đặt đổi quà. |
Các trạng thái đơn
- Chờ xử lý - đơn mới, bạn chưa xác nhận. Khách vẫn tự hủy được ở bước này.
- Chuẩn bị hàng - bạn đã nhận đơn và đang đóng gói.
- Đang vận chuyển - quà đã gửi đi.
- Hoàn thành - khách đã nhận quà.
- Từ chối - bạn từ chối đơn; điểm và tồn kho đã được trả lại.
- Đã hủy - khách tự hủy khi đơn còn Chờ xử lý; điểm và tồn kho đã được trả lại.
2. Lọc và tìm đơn
- Ô trạng thái (mặc định Tất cả trạng thái): chọn Chờ xử lý để xem nhanh các đơn cần làm.
- Ô Tìm kiếm: gõ mã đơn, tên người nhận hoặc tên quà.
- Số dòng mỗi trang: 30, 50, 100, 200 hoặc 500 dòng.
3. Xử lý một đơn đổi quà từ đầu đến cuối
Bấm Xử lý đơn hàng để mở cửa sổ Chi tiết đơn đổi quà. Phía trên có thanh 4 bước Chờ xử lý → Chuẩn bị hàng → Đang vận chuyển → Hoàn thành; phía dưới luôn chỉ hiện nút của bước kế tiếp.
- 1Đơn Chờ xử lý: kiểm tra quà, người nhận, số điện thoại, địa chỉ. Bấm Xác nhận, bắt đầu chuẩn bị hàng. Đơn chuyển sang Chuẩn bị hàng, khách không tự hủy được nữa.
- 2Khi đã gửi quà: chọn Đơn vị vận chuyển (GHN, GHTK, Viettel Post, J&T Express, Ninja Van, VNPost, Best Express, Ahamove) và nhập Mã vận đơn (nếu có), rồi bấm Xác nhận đã gửi hàng. Đơn chuyển sang Đang vận chuyển.
- 3Khi khách đã nhận quà, bấm Đánh dấu hoàn thành.
Kiểm tra kỹ trước khi bấm "Xác nhận đã gửi hàng": sau bước này đơn vị vận chuyển và mã vận đơn không sửa lại được. Mỗi bước cũng không quay lui được.
Ở mỗi bước, khách nhận thông báo trong tài khoản trên website của bạn (đơn đã được duyệt, đang được giao, đã hoàn thành, bị từ chối).
4. Từ chối đơn và hoàn điểm cho khách
Dùng khi không thể giao quà (hết hàng thực tế, địa chỉ sai…). Từ chối được ở các bước Chờ xử lý, Chuẩn bị hàng và Đang vận chuyển.
- 1Trong cửa sổ chi tiết, bấm Từ chối.
- 2Nhập Lý do từ chối (bắt buộc) - khách xem được lý do này trong mục Đơn đổi quà của tôi trên website.
- 3Bấm Xác nhận từ chối, hoặc Quay lại nếu đổi ý.
Từ chối không thể hoàn tác. Toàn bộ điểm của đơn được hoàn ngay vào ví khách và số lượng quà được cộng lại vào tồn kho. Nếu khách vẫn muốn quà, khách phải đặt đổi lại từ đầu.
5. Câu hỏi thường gặp
Điểm của khách bị trừ lúc nào?
Ngay khi khách đặt đổi quà, không đợi bạn duyệt. Vì vậy Số dư điểm hiện tại trong cửa sổ chi tiết là số điểm còn lại sau khi đã trừ đơn này.
Gửi xong mới thấy nhập sai mã vận đơn?
Mã vận đơn không sửa được sau khi bấm "Xác nhận đã gửi hàng". Hãy báo mã đúng cho khách qua kênh hỗ trợ.
Khách muốn hủy đơn đã sang "Chuẩn bị hàng"?
Khách chỉ tự hủy được khi đơn còn Chờ xử lý. Sau đó, bạn dùng Từ chối (ghi lý do "Khách yêu cầu hủy") để hoàn điểm cho khách.