Quản lý đơn hàng

Trang Quản lý Đơn hàng hiện mọi đơn mà khách của bạn đã đặt: đơn mua mới, đơn gia hạn và đơn nâng cấp. Tại đây bạn theo dõi khách đã trả tiền chưa, đơn đã được kích hoạt chưa, xác nhận tay khi khách chuyển khoản mà hệ thống chưa tự nhận, và thanh toán tiền sỉ cho những đơn đang chờ vì ví đại lý không đủ tiền.

1. Một đơn hàng đi qua những bước nào?

1. 1
   Khách đặt hàng trên website của bạn → đơn ở trạng thái Chờ thanh toán.
2. 2
   Khách trả tiền bằng ví hoặc chuyển khoản QR. Hệ thống tự ghi nhận (hoặc bạn xác nhận tay - xem mục 6).
3. 3
   Ngay sau đó, hệ thống tự trừ ví đại lý số tiền sỉ (giá nhập) để thanh toán cho Công ty.
4. 4
   Ví đủ tiền → đơn chuyển Đã thanh toán, dịch vụ được tạo/gia hạn/nâng cấp cho khách. Ví thiếu tiền → đơn dừng ở Chờ đại lý thanh toán, dịch vụ chưa được kích hoạt (xem mục 5).

2. Tổng quan màn hình danh sách

Ý nghĩa các cột trong bảng

Các trạng thái đơn hàng

• Chờ thanh toán - khách đã đặt nhưng chưa trả tiền.
• Chờ đại lý thanh toán - khách đã trả tiền, nhưng ví đại lý chưa đủ để trả tiền sỉ cho Công ty. Dịch vụ của khách chưa được kích hoạt - cần bạn xử lý.
• Đã thanh toán - khách và đại lý đều đã thanh toán, dịch vụ đã được xử lý.
• Đang xử lý - đơn đang được hệ thống xử lý.
• Hoàn thành - đơn đã xong.
• Đã hủy - đơn đã bị hủy.
• Đã hoàn tiền - đơn đã hủy và tiền đã được trả lại cho khách.

3. Lọc và tìm đơn hàng

• Trạng thái: chọn một trạng thái trong danh sách ở trên. Chọn Chờ đại lý thanh toán để xem ngay những đơn đang chờ bạn trả tiền sỉ.
• Nguồn: Auto (đơn hệ thống tự nhận tiền) hoặc Duyệt thủ công (đơn do nhân viên xác nhận tay). Để trống là xem tất cả.
• Ô Tìm kiếm: gõ mã đơn, tên, email hoặc số điện thoại của khách.
• Số dòng mỗi trang (góc trái): 30, 50, 100, 200 hoặc 500 dòng. Đơn mới nhất nằm trên cùng.

4. Xem chi tiết một đơn hàng

Bấm vào mã đơn trong bảng để mở trang chi tiết. Trang gồm:

• Thanh tiến trình: Đơn hàng đã đặt → Thanh toán đơn hàng → Kích hoạt dịch vụ (hoặc Gia hạn dịch vụ / Nâng cấp dịch vụ tùy loại đơn).
• Đơn vị cung cấp (Bên bán) và Thông tin người mua (Khách hàng) - kèm nhóm khách hàng và loại khách (cá nhân / doanh nghiệp).
• Đơn hàng: từng sản phẩm với cấu hình, phần mua thêm, hệ điều hành, số lượng, chu kỳ, đơn giá, VAT. Nút Chi tiết giá cho xem giá từng thành phần.
• Dịch vụ: các dịch vụ đã được tạo từ đơn (IP, hệ điều hành, ngày hết hạn).
• Chi tiết thanh toán (cột phải): tiền hàng, giảm giá, VAT, Tổng tiền thu từ khách, và ô Thực thu (số tiền khách đã trả, cách nhận: Tự động / Xác nhận tay, phương thức: Ví điện tử / QR chuyển khoản).
• Trạng thái xử lý đại lý: cho biết bạn có cần làm gì với đơn này không.
• Hóa đơn điện tử và Lịch sử xử lý đơn hàng.

5. Xử lý đơn "Chờ đại lý thanh toán" (thanh toán sỉ bằng ví)

Đơn rơi vào trạng thái này khi khách đã trả tiền nhưng ví đại lý không đủ tiền sỉ. Bạn sẽ nhận được email cảnh báo ví không đủ số dư. Khách vẫn đang chờ dịch vụ, nên hãy xử lý sớm.

1. 1
   Mở chi tiết đơn. Ở khung Trạng thái xử lý đại lý có thông báo Chờ thanh toán tiền cho Công ty và số tiền Cần thanh toán (tiền sỉ, thường nhỏ hơn số khách trả).
2. 2
   Bấm Thanh toán cho Công ty.
3. 3
   Cửa sổ Thanh toán sỉ cho Công ty hiện Cần thanh toán và Số dư ví hiện tại. Nếu ví đủ, bấm Xác nhận thanh toán - ví bị trừ và dịch vụ được kích hoạt cho khách. Bấm Để sau nếu chưa muốn trả.

Không muốn tiếp tục đơn: hoàn tiền cho khách

Với đơn khách đã trả tiền nhưng chưa kích hoạt được, khung màu đỏ bên dưới cho phép hủy đơn và trả lại tiền cho khách:

• Khách trả bằng ví: nút Hủy đơn & hoàn ví - tiền được cộng lại vào ví của khách.
• Khách trả bằng chuyển khoản: bạn tự chuyển khoản trả khách, rồi bấm Ghi nhận đã hoàn tiền cho khách để lưu lại.

Sau khi hoàn, đơn chuyển sang Đã hoàn tiền; phần tiền sỉ đang chờ (nếu có) cũng được hủy theo.

6. Xác nhận tay khi khách đã chuyển khoản

Đôi khi khách chuyển khoản nhưng hệ thống chưa tự nhận được (ví dụ khách ghi sai nội dung). Đơn vẫn ở Chờ thanh toán. Sau khi đã kiểm tra sao kê ngân hàng:

1. 1
   Mở chi tiết đơn, ở cột phải bấm Xác nhận đơn hàng mới (hoặc Xác nhận đơn gia hạn / Xác nhận đơn nâng cấp tùy loại đơn).
2. 2
   Ô Số tiền đã nhận được khóa bằng đúng tổng đơn. Khách chuyển thiếu thì yêu cầu khách chuyển bù cho đủ rồi mới xác nhận.
3. 3
   Ghi Ghi chú (không bắt buộc, ví dụ mã giao dịch ngân hàng) để đối soát sau này.
4. 4
   Bật công tắc Đã nhận tiền. Nếu đơn có VAT, có thêm công tắc Xuất hóa đơn điện tử (mặc định bật).
5. 5
   Bấm nút xác nhận ở cuối cửa sổ. Đơn được xử lý như khi khách trả tiền tự động: hệ thống trừ ví sỉ và kích hoạt dịch vụ (xem mục 1).

7. Hủy đơn chưa thanh toán

Với đơn chưa thanh toán (ví dụ khách đặt nhầm), mở chi tiết đơn → bấm Hủy đơn hàng này → kiểm tra mã đơn, khách hàng, tổng tiền → bấm Xác nhận hủy đơn (hoặc Không, giữ đơn để thôi).

8. Câu hỏi thường gặp