Hành trình một đơn hàng trên sPortal: từ quét QR để thanh toán đến kích hoạt

Mục lục 1. Một đơn hàng đi qua những bước nào? 2. Bước 1: Khách đặt hàng trên website của đại lý 3. Bước 2: Quét QR để thanh toán 4. Bước 3: Hệ thống tự ghi nhận tiền 5. Bước 4: Trừ tiền ví đại lý 6. Bước 5: Kích hoạt dịch vụ và hóa đơn điện tử 7. Đại lý được gì từ hành trình tự động này? 8. Câu hỏi thường gặp

1. Một đơn hàng đi qua những bước nào?

Bài Bán dịch vụ cloud (VPS, Proxy, ...) cần những nghiệp vụ gì? đã liệt kê 6 việc phía sau một đơn hàng khi bán thủ công. Bài này đi sâu vào phần nặng nhất: từ lúc khách trả tiền đến lúc nhận được dịch vụ. Trên sPortal, một đơn hàng đi qua năm bước:

Công ty là chủ hạ tầng, đặt giá sỉ cho đại lý. Đại lý bán lại cho khách theo giá lẻ do mình đặt.

2. Bước 1: Khách đặt hàng trên website của đại lý

Khách chọn gói VPS hoặc Proxy, cấu hình, hệ điều hành hoặc giao thức, chu kỳ thuê rồi cho vào giỏ hàng. Tại giỏ hàng, khách có thể áp mã khuyến mãi của đại lý và bật yêu cầu xuất hóa đơn điện tử nếu sản phẩm có VAT. Bấm thanh toán là đơn được tạo với trạng thái Chờ thanh toán, kèm mã QR ngay trên trang đơn hàng.

Đơn mua mới, gia hạn và nâng cấp đều đi theo cùng một hành trình. Khách lỡ đóng trang cũng không sao: mở lại đơn đang chờ, mã QR vẫn còn đó để thanh toán tiếp.

3. Bước 2: Quét QR để thanh toán

Khách mở ứng dụng ngân hàng và quét mã QR. Số tiền và nội dung chuyển khoản đã có sẵn trong mã, khách không phải gõ tay, nên hạn chế được nhầm số tiền hay sai nội dung.

• Tiền vào thẳng tài khoản ngân hàng của đại lý, không qua trung gian. Đại lý khai báo tài khoản nhận tiền một lần trong trang quản lý.
• Hệ thống tự chọn tài khoản phù hợp: đơn của khách cá nhân không có VAT dùng tài khoản cá nhân; đơn có VAT và đơn của khách doanh nghiệp dùng tài khoản công ty.
• Khách không cần nạp ví trước. Mỗi đơn có một mã QR riêng, trả đúng số tiền của đơn đó.

4. Bước 3: Hệ thống tự ghi nhận tiền

Khi tiền về tài khoản của đại lý, hệ thống autobanking nhận thông báo giao dịch và đối chiếu theo nội dung chuyển khoản để biết khách trả cho đơn nào. Đơn tự chuyển sang đã thanh toán, trang của khách tự cập nhật mà không cần tải lại. Đại lý không phải mở ứng dụng ngân hàng để soát từng giao dịch.

Nếu khách chuyển sai nội dung, hệ thống chưa nhận ra giao dịch và đơn vẫn ở trạng thái chờ thanh toán. Lúc này đại lý kiểm tra sao kê rồi xác nhận tay trên trang quản lý đơn hàng. Người xác nhận, thời điểm và ghi chú đều được lưu lại, sau đó đơn chạy tiếp các bước sau như khi thanh toán tự động.

Muốn xem hành trình này chạy trên dữ liệu thật của mình? Liên hệ Sale hoặc chat với chúng tôi để được tư vấn.

5. Bước 4: Trừ tiền ví đại lý

Ngay sau khi đơn được ghi nhận thanh toán, hệ thống tự trừ giá sỉ của đơn trong ví đại lý để trả cho Công ty. Khách trả theo giá lẻ, đại lý trả Công ty theo giá sỉ, phần chênh lệch là lợi nhuận của đại lý. Không có bước chuyển tiền sỉ thủ công cho từng đơn.

Nếu ví đại lý không đủ tiền, đơn dừng ở trạng thái Chờ đại lý thanh toán: khách đã trả tiền nhưng dịch vụ chưa được kích hoạt, và đại lý nhận email cảnh báo. Đại lý chỉ cần nạp thêm tiền vào ví, hệ thống tự thanh toán sỉ lần lượt các đơn đang chờ, đơn cũ trước. Vì vậy đại lý nên giữ ví luôn đủ tiền cho lượng đơn bình thường, để khách không phải chờ.

Trường hợp không muốn tiếp tục một đơn khách đã trả tiền, đại lý có thể hủy đơn và hoàn tiền cho khách ngay trên trang chi tiết đơn.

6. Bước 5: Kích hoạt dịch vụ và hóa đơn điện tử

Khi giá sỉ đã được trả, hệ thống gọi API hạ tầng để tạo dịch vụ, gia hạn hoặc nâng cấp theo loại đơn. Khách thấy dịch vụ mới trong mục Dịch vụ trên cổng khách hàng, kèm thông tin đăng nhập và ngày hết hạn, rồi tự bật, tắt, khởi động lại khi cần. Nếu đại lý có chương trình tích điểm, điểm được cộng ngay khi đơn thanh toán thành công.

Với đơn có VAT, hệ thống tự đẩy hóa đơn nháp sang phần mềm thuế điện tử của đại lý. Đại lý phát hành hóa đơn trên phần mềm đó rồi đồng bộ trạng thái về sPortal; khách xem hóa đơn trong mục Hóa đơn của cổng khách hàng.

7. Đại lý được gì từ hành trình tự động này?

• Không ngồi canh đơn. Đơn đặt lúc nửa đêm vẫn được ghi nhận tiền và kích hoạt, sáng hôm sau đại lý chỉ cần xem lại.
• Không đối soát tay. Autobanking khớp giao dịch theo nội dung chuyển khoản; chỉ những giao dịch sai nội dung mới cần đại lý xử lý.
• Dòng tiền rõ ràng. Tiền khách trả vào thẳng tài khoản đại lý; giá sỉ trừ từ ví, mỗi lần trừ đều ghi rõ thuộc đơn nào.
• Mọi bước có dấu vết. Trạng thái đơn, người xác nhận, thời điểm nhận tiền, lúc tạo dịch vụ đều nằm trong lịch sử xử lý, dễ tra khi khách hỏi.

Hướng dẫn chi tiết cho từng phía: khách xem Giỏ hàng và thanh toán; đại lý xem Quản lý đơn hàng và Ví đại lý.

8. Câu hỏi thường gặp

Khách đã chuyển khoản nhưng đơn vẫn chờ thanh toán thì sao? Thường do khách ghi sai nội dung chuyển khoản hoặc chuyển thiếu tiền. Đại lý kiểm tra sao kê, yêu cầu khách chuyển bù nếu thiếu, rồi xác nhận tay trên trang quản lý đơn hàng. Đơn chạy tiếp như thanh toán tự động.

Ví đại lý hết tiền thì khách có bị mất tiền không? Không. Tiền khách trả đã vào tài khoản của đại lý, đơn chỉ chờ đại lý thanh toán giá sỉ. Đại lý nạp ví là đơn tự chạy tiếp; nếu không muốn tiếp tục, đại lý hủy đơn và hoàn tiền cho khách.

Tiền khách trả về tài khoản nào? Về thẳng tài khoản ngân hàng của đại lý đã khai trong trang quản lý. Nên khai đủ cả tài khoản cá nhân và tài khoản công ty, để khách cá nhân lẫn khách doanh nghiệp đều thanh toán được.

Khách doanh nghiệp có nhận được hóa đơn VAT không? Có. Đơn có VAT được đẩy hóa đơn nháp sang phần mềm thuế điện tử của đại lý theo thông tin doanh nghiệp đã duyệt; đại lý phát hành hóa đơn trên phần mềm đó.

Sẵn sàng để đơn hàng tự chạy từ thanh toán đến kích hoạt? Liên hệ Sale hoặc chat với chúng tôi để được tư vấn.